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劳动争议中虚假报销的主要类型与裁判观点分析

2016.10.11 杜琨

日常实践中,虚假报销具有极大的隐蔽性、混淆性,难以调查并清晰界定,且在报销过程中的特殊情形对法律责任的认定影响较大,给解除劳动合同的风险分析带来不稳定预期。为此,笔者查找了虚假报销解除劳动合同案件的裁判文书共计56篇,作为调查样本,并从中归纳出虚假报销的主要类型、裁判观点,以进一步明确该类案件的构成要件及处理思路。

一、虚假报销的主要类型与裁判分析


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类型一:报销基础事实真实,但发票虚假或违规


虚假报销类型一的主要特征为劳动者报销的基础事实真实存在,确属因公支出,但所提供的系虚假、违规发票,主要体现为以下四种类型:(1)发票虚假;(2)不同报销批次但发票连号;(3)发票未实际报税,导致无法通过税务核验;(4)发票号码与报销顺序不一致(如早报销的发票号码大于晚报销的发票号码)。经过对裁判文书的统计,该类虚假报销而解除劳动关系的案例共有8件,案件数量相对较少,仅占比15%,但其中用人单位胜诉6件,胜诉比例高达75%。


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该类案件中,由于发票的虚假、违规容易通过税务机关或票面信息进行验证,较易证明,提高了用人单位胜诉率。劳动者虽然答辩其不具备判断发票真伪的主客观条件,涉案票据系第三方提供,其不能掌控亦没有与第三方进行串通,但由于案件中劳动者均存在两种以上虚假(违规)类型,发票数量较多、期间较长且累计金额较大,该等累积足以反驳劳动者关于不能判断发票真伪的主张,否定其不存在恶意的主观状态,促使法官形成心证。另外,在用人单位败诉的2件案件中,法院认为劳动者使用虚假发票的行为不代表系其故意或恶意行为所获得,需要进一步证明劳动者与第三方机构存在串通、合谋,极大地增加了用人单位的举证难度和败诉风险。


类型二:报销基础事实真实,发票真实,但违反报销制度


虚假报销类型二的主要特征为劳动者报销的基础事实真实存在,确属因公支出,发票亦真实有效,但违反报销政策,主要体现为以下几种类型:(1)购买违规物品;(2)报销事由与发票不符;(3)超范围报销(报销不应报销的费用);(4)超标准报销;(5)发票冲抵。该类虚假报销而解除劳动关系的案件共计12件,占全部案件比重的22%,数量相对较多,用人单位胜诉案件和败诉案件各占50%。


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其中类型(3)有5件,用人单位全部胜诉,法院认为在规章制度明确规定报销范围的情况下,劳动者借此侵占企业财务的主观恶意比较明显,危害性较高,故支撑用人单位的解除主张。其他类型的案件中,用人单位几乎全部败诉[其中,类型(1)1件败诉,类型(2)1件败诉,类型(4)3件败诉,类型(5)2件败诉1件],表明法院普遍认为上述类型报销不存在违规,或即便违规亦不构成严重违纪,对诸如报销事由不符、超标准报销和发票冲抵行为具有较高的容忍度,尤其在用人单位已经给予审批报销的情况下,用人单位事后追责,无法得到法院的认可。


类型三;报销基础事实虚假


虚假报销类型三的主要特征为劳动者提交的发票真实,但据以报销的基础事实及支撑性文件为虚构、伪造的,主要体现为报销事实不存在,事实不可能发生,发票时间冲突,发票与基础事实不能对应,同一批高额发票分批报销等情形。该类虚假报销解除劳动关系引发的劳动争议案件为36件,占比64%,系最主要的虚假报销争议类型。

其中,用人单位胜诉18件,在能够充分举证证明报销事实虚假的情况下,法院均支撑了解除劳动合同的主张,对该类虚假报销普遍持否定态度。此时,即便劳动者提出诸如报销已被批准、报销款已经支付、持发票冲抵等主张,但均未获得采纳,该等主张不足以消除虚假报销的严重违纪性质。


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另外,在用人单位败诉的18件案例中,因证据不足而败诉的高达15件,表明该类案件调查取证较为困难,主要原因在于:(1)基础事实虚假的报销非常隐蔽,不通过专业深入的财务审计和调查难以发现;(2)发票涉及的住宿、餐饮、交通企业对调查往往持回避或不合作态度,加之用人单位及律师均没有调查权,难以获得相关证据;(3)对于用人单位的调查取证申请,限于有限的司法资源,获得劳动仲裁委员会和法院支撑的情形较少,甚至部分涉案机构亦不配合法院的调查取证;(4)法院对解除劳动合同中用人单位的举证要求较高。另外3件败诉案件中,有2件系因规章制度效力和规定问题而不被支撑,1件系因解除距离虚假报销调查启动时间过长而视为用人单位放弃追诉权所致。


特殊类型:追索虚假报销款


笔者本次亦查找到11件用人单位向劳动者追索虚假报销款的案例,其中用人单位败诉8件,败诉比例达到73%,仅有3件支撑了追索诉求,且其中1件法院仅酌情按照一定比例要求劳动者返还;涉及到的案由主要为劳动争议纠纷,同时损害企业利益责任纠纷亦可适用。在用人单位败诉的案例中,用人单位已经审核报销以及证据不足成为法院不支撑返还的主要裁判理由,表明在该类争议中,法院更强调用人单位的事前审核义务,不主张事后追索。

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二、虚假报销案例反映的特殊法律问题分析


1. 虚假报销经过审批对严重违纪的影响


对于已经报销的款项,劳动者均主张其报销已通过上级主管及财务部门审批,其报销经过上级认可,不属于违纪行为;即便报销存在问题,也属于上级主管和财务审核不严,并非其自身过错。劳动者的该等主张在法律层面是否足以构成有效抗辩,裁判观点可归纳如下:


虚假报销通过审批在法律上可产生三种效果,即效果一:用人单位及审批主管、财务存在审核不严、疏忽大意或纵容的过错,在一定程度上影响了对劳动者过错的认定;效果二:报销得到用人单位的认可、默许,该种报销模式持续达到一定合理时间,将产生变更既有报销规章制度的效果,或通过报销模式持续而创设了新的报销规则;效果三:劳动者的虚假报销行为非常隐蔽,具体负责人员在正常审核标准下难以发现虚假之处,则报销通过审批不产生上述效果,劳动者负主要过错。


(1)在虚假报销类型一中,通过税务机关的网上核验以及日常逻辑能够初步判断发票真伪、连号、报销顺序颠倒等违规行为,故报销通过审批将产生效果一。此时,劳动者少量、偶发的报销通过审批应系用人单位的主要责任,解除劳动合同欠缺合理性。但如果员工存在长期、大量或巨额的虚假/违规发票报销,即便用人单位存在审批过错,但不足以抵消劳动者的过错,不影响严重违纪的认定。(2)在虚假报销类型二中,虽然劳动者的报销不符合报销制度,但报销通过审批主要产生效果二,变更了报销制度规定或创设了新的报销规则,此时劳动者的报销行为已不属于违纪或违纪严重程度不足。(3)在虚假报销类型三中,报销事实虚假难以从发票上反映出来,用人单位在通常注意义务下难以发现,故用人单位的过错程度较轻甚至没有过错,不影响严重违纪的认定,进而实现效果三。


2. 虚假报销违纪的严重程度判断


鉴于虚假报销涉及劳动者的诚信以及潜在合规问题,用人单位通常都将虚假报销列为不能容忍之行为,无论金额多少一律解除劳动合同,属于不考虑结果的“行为罚”。但根据调查样本反映的裁判观点,多数法院显然并不赞成“行为罚”的模式,仍然会从合理性角度去实质性审查虚假报销的危害结果及严重程度。法院审查虚假报销严重程度主要从以下方面进行:(1)金额;(2)次数:(3)持续时间;(4)主观状态;(5)报销款项用途;(6)经警告后再犯。其中,虚假报销的金额及劳动者主观故意是较为重要的审查要素;如果涉案金额不高,但次数较多、持续时间较长或经多次警告仍不改正的,亦可认定违纪的严重性。应当说,违纪严重程度是综合以上因素进行的判断,并没有统一的认定标准,法官具有较大的自由裁量权。


3. 对劳动者报销主观状态的判断


在调查样本中,劳动者就报销主观状态的抗辩主要有:(1)不能辨认发票真伪,发票系商家提供;(2)发票粘贴或填写错误,系一般过失而非故意:(3)报销用于业务支出,不具有牟利或侵占的主观故意;(4)报销经过上级批准或默许,不违反规章制度规定。在类型一和类型二的虚假报销案例中,共有7件判例系用人单位能够证明虚假报销行为,但法院仍然以劳动者有合理说明、不具有牟利故意等理由未认定严重违纪。考虑到社会实践中发票开具、管理尚不规范、发票容易丢失等现实因素,要求劳动者完全合规提供真实有效的发票失之过严,故法院对于虚假报销存在一定容忍度,能够听取劳动者主观状态的抗辩,并对用人单位反证主观过错和严重程度提出较高要求,除非虚假报销的严重性足以否定劳动者的主观善意状态。


4. 报销利益归属对严重违纪的影响


经过对调查样本的归纳,报销利益归属主要有以下情形:(1)利益归属报销者本人;(2)报销款用于其他名目的业务支出;(3)报销款用于招待客户;(4)报销款用于不合规的支出(如回扣等)。其中,对于第(1)、(4)两种情形,劳动者属于虚假报销的直接或间接获利者,不仅给用人单位带来额外损失,也会造成用人单位的不合规运营,同时构成对劳动管理及合规制度的严重违反。第(2)、(3)项情形是劳动者主要抗辩点所在,其主张并未损害用人单位利益,不存在牟利故意,主客观均未违反规章制度。从裁判结果来看,该种抗辩在类型一和类型二的争议案件中较容易为法院采信,尤其是类型二的案件,共计有7件案例以此为由未认定违纪;但在类型三中,由于报销基础事实虚假的恶劣性质,劳动者主观恶意明显,即便报销用于业务支出,也不能免除严重违纪的法律责任。


5. 用人单位对虚假报销的处理程序问题

虽然就处理程序没有强制性法律规定,但虚假报销的隐蔽性和琐碎性,对用人单位的销审批和提示警告提出了较高要求,用人单位应当经过审慎的内部调查并及时处理。类型三用人单位败诉的两件案例表明,用人单位在发现报销问题后应及时提示警告劳动者,如未提示而事后追责将面临合理性的严重挑战;同时,即便虚假报销实体上能够成立,但不能忽视解除劳动合同中的处理期限问题,处理程序较长或距离违纪事实发生超过合理期限,均可导致解除劳动合同违法。


三、因虚假报销解除劳动合同的构成要件和注意事项


虚假报销属于《劳动合同法》第三十九条第(二)项规定的严重违纪情形,因此解除劳动合同的构成要件主要包括以下方面:


1. 规章制度


用人单位规章制度中明确列明虚假报销的违纪情形以及相对应的处罚方式、后果,并规定该类违纪情形可以解除劳动合同;且用人单位在制定规章制度时须遵守《劳动合同法》第四条规定的民主程序,并已将规章制度向劳动者进行了公示、告知。


注意事项:规章制度应当尽可能将类型一、二、三所列虚假报销情形覆盖,并根据不同类型虚假报销的危害程度有所区分,实现分层管理,通过规章制度控制劳动者的预期,增加解除的合理性。建议在规章制度中设定累进处罚制度,对较轻情形给予警告处分,以促使员工及时纠正,但如果警告后仍然再犯,在一定周期内累计警告达到规定次数的,或无视分层规定而虚假报销较大数额的,给予解除劳动合同处理。


2. 违纪事实


用人单位须证明劳动者存在规章制度中规定的虚假报销违纪行为,且违纪行为的严重性足以导致解除劳动合同的处罚。


注意事项:注意违纪事实证据的收集,需要在解除行为做出前形成完整的证据链,而不能依赖法院调查取证,或在解除后使用新发现的事实证据。同时,用人单位在调查虚假报销时,应当对违纪的严重性、劳动者主观故意、报销利益归属进行综合判断,不宜仅凭虚假报销行为即解除劳动合同。


3. 报销及调查处理程序


规范报销流程,严格报销审批和费用支付,明确审批人的审批责任,对于金额较高的费用支付,应当要求统一使用刷卡方式,附带刷卡单和消费明细,保证三单统一。对于解除,原则上应当就虚假报销向劳动者提出警告,如仍不纠正的,开展调查程序,除向发票涉及的第三方进行核实取证外,还应就违纪事实与劳动者进行访谈,听取劳动者的答辩意见和事实陈述。


注意事项:对于涉及多个员工的调查,需要注意保密,防止员工沟通案情并统一口径,应当根据通知员工或访谈时间分批处理,及时处理,防止处理期限过长,该等处理期限虽然没有明确法律规定,但实践中多以6个月左右为合理期限。同时,人数众多的虚假报销处理需要注意尺度统一,司法实践中法官通常会要求将同等情形下其他员工的处理结果提交审查,以判断是否有差别化待遇。


4. 解除程序

如用人单位设立了工会,则用人单位应事先将理由告知工会。如工会认为用人单位解除决定违反法律、行政法规规定或者劳动合同约定的,有权要求用人单位纠正;用人单位应当研究工会的意见,并将处理结果书面通知工会;完成通知工会的程序后,应当将解除通知书面送达员工。

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